Bei Ihren wichtigen und unwichtigen Papieren kommt es schnell zum Chaos. Dies liegt an den Unmengen von Dokumenten und den verschiedenen Themenbereichen. Zudem gibt es Schriftstücke, die Sie zwingend behalten und andere, die Sie nicht brauchen. Um diese Papiere zu sortieren und ordentlich zu bewahren, existieren nützliche Tipps und Tricks.
Ein Ablagesystem schafft Ordnung
Um Ihre Unterlagen in ein sinnvolles Sortiersystem einzugliedern, teilen Sie diese vorerst in verschiedene Stapel. Auf einen legen Sie die Dokumente, bei denen eine Aufbewahrungspflicht besteht. Speziell handelt es sich um Schriftstücke wie die Geburtsurkunde. Lange bewahren Sie Zeugnisse, Ausbildungsbelege und den Reisepass auf.
Persönliche Papiere stellen der Taufschein, die Heiratsurkunde oder Sterbeurkunden von Verwandten dar. Diese Unterlagen erhalten bei Versicherungen und Nachlass-Regelungen Relevanz. Außerdem gehören zu den wichtigen Schreiben
- Arbeitsverträge,
- die Papiere für das Auto,
- Kaufverträge für die eigene Wohnung oder das Grundstück sowie
- eventuelle Immatrikulations-Unterlagen.
Diese Schriftstücke legen Sie in einem separaten Ordner ab. Vermerken Sie auf diesem Aktenordner die Relevanz dessen Inhalts. Oder – falls Sie ein Sortiersystem nach Farben wählen – nehmen Sie beispielsweise einen roten Ordner.
Finden Sie ein System, in dem Sie Ihre Unterlagen stets griffbereit haben. Die Übersichtlichkeit spielt eine tragende Rolle. Darum ordnen Sie in einem weiteren Hefter Dokumente zum Thema Finanzen. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsdauer bei diesen Schriftstücken 30 Jahre. Hierzu zählen
- Unterlagen Ihrer Bank,
- Kreditunterlagen
- oder eventuelle Mahnungen.
Unterteilen Sie relevante Schreiben und private Erinnerungen
Es gibt Dokumente, die Sie zeitweilig aufheben. Hierzu gehören Kassenbons, Nebenkosten-Abrechnungen oder Kontoauszüge. Da diese Unterlagen sich stetig erneuern oder ausschließlich eine gewisse Zeit gelten, sortieren Sie den entsprechenden Ordner oftmals aus. Aktendullis erleichtern Ihnen das Abheften.
Persönliche Erinnerungen – Urkunden, Fotos, den ersten Liebesbrief – packen Sie in einen eigenen Ordner und vermischen sie nicht mit anderen Dokumenten. Schreiben Sie auf diesen Aktenordner “Privat” oder bewahren Sie ihn gesondert auf. Somit vermeiden Sie Verwechslungen. Bei den privaten Schreiben heben Sie ausschließlich das Wichtigste auf. Sonst kehrt das ungeliebte Papierchaos zurück. Um einzelne Themenbereiche zu unterschieden, eignen sich Trennblätter. Auch Heftstreifen sind dabei sehr praktisch. Eine große Auswahl an nützlichem Bürobedarf finden Sie auf der Website otto-office.com. Die verschiedenen Links auf der Startseite führen zu den Kategorien “Ordnen”, “Bürotechnik” oder “Papeterie”. Eine praktische Sortierliste erleichtert Ihnen die Suche nach einzelnen Artikeln.