Wenn man ein Büro einrichtet, dürfen Drucker natürlich nicht fehlen. Auch wenn heutzutage Vieles digital funktioniert, braucht man bestimmte Dokumente nach wie vor in Papierform.
Während es früher Usus war, jeden einzelnen Arbeitsplatz mit einem lokalen Drucker auszustatten, gibt es mittlerweile auch die Möglichkeit, alle Druckaufträge von einem zentralen Netzwerkdrucker erledigen zu lassen.
Beide Technologien haben ihre Vorteile. Welche das sind, zeigt dieser Artikel. Noch mehr nützliche und interessante Infos rund um das Thema Drucker gibt es in diesem Ratgeber.
Die „klassische“ Lösung: Der Drucker direkt am Arbeitsplatz
Wenn jeder einzelne Arbeitsplatz mit einem USB-Drucker ausgerüstet wird, ergeben sich im Vergleich zur Nutzung eines zentralen Druckers einige Vorteile.
Wenn man ein Dokument ausdruckt, hat man es anschließend direkt in Griffweite. So kann man schneller weiter arbeiten, da man nicht erst zu einem zentralen Drucker laufen muss, um sich Ausdrucke dort zu holen. Außerdem kann man Wartezeiten vermeiden, die auftreten, wenn mehrere Nutzer ein gemeinsames Gerät verwenden.
Neben diesen Annehmlichkeiten haben lokale Drucker einen weiteren großen Vorteil, der sicherlich der triftigste Grund ist, sich für diese Variante zu entscheiden. Wenn einer von ihnen ausfällt, kommt nämlich nicht der gesamte Druckbetrieb zum Erliegen, wie es bei einem einzigen Netzwerkdrucker der Fall ist.
Vorteile des Netzwerkdruckers
Dennoch entscheiden sich heute immer mehr Büros für einen zentralen Drucker, den alle Mitarbeiter über das (W)LAN verwenden können. Das hat eine Vielzahl von Gründen.
- Weniger Anschaffungskosten
Wenn nicht für jeden Arbeitsplatz ein eigener Drucker zur Verfügung gestellt werden muss, ergeben sich dadurch zwangsläufig niedrigere Anschaffungskosten. Besonders für neu gegründete Unternehmen, die oft an jeder möglichen Ecke sparen müssen, macht das diese Technologie interessant.
- Geringere Wartungskosten
Wer weniger Geräte verwendet, hat automatisch auch weniger Wartungskosten. Es empfiehlt sich allerdings, zumindest einen Ersatzdrucker bereitzustellen. Sonst hat man ein Problem, wenn das Gerät defekt ist.
- Mehr Platz auf dem Schreibtisch
Ein lokaler Drucker auf dem Schreibtisch nimmt immer auch Platz weg, den man sinnvoller nutzen könnte. Gerade zu Stoßzeiten kann es vorkommen, dass der Arbeitsplatz von Akten oder Dokumenten überschwemmt wird; da kann es nicht schaden, so viel Fläche wie möglich zur Verfügung zu haben.
- Räumliche Trennung
Ein Netzwerkdrucker steht oft in einem eigenen Raum. Das hat den Vorteil, dass man am Schreibtisch keiner Belastung durch Feinstaub ausgesetzt wird. Da dieser besonders bei Laserdruckern in die Luft gelangt, sollte ein Druckerraum auf jeden Fall ein Fenster haben. Wenn man nach dem Druckvorgang kurz lüftet, kann man das Feinstaubproblem leicht lösen.
- Mobiles Drucken
In Verbindung mit Diensten wie Google Cloud Print kann der Netzwerkdrucker von überall aus genutzt werden. Mit Hilfe spezieller Apps kann jeder Mitarbeiter, egal wo er sich gerade befindet, von seinem Smartphone oder Tablet aus auf das Gerät zugreifen und so Dokumente schnell und unkompliziert in Papierform ans Büro übermitteln.
Fazit
Es ist heutzutage die gängige Lösung, einen Netzwerkdrucker für alle Mitarbeiter einzurichten. Im Vergleich zur lokalen Variante hat dies mehrere Vorteile. Die Anschaffungs- und Wartungskosten sind erheblich geringer und die Belastung durch Feinstaub am Arbeitsplatz fällt weg. Außerdem können Mitarbeiter über Cloud-Server unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf das Gerät zugreifen. Man sollte sich jedoch auch einen Ersatzdrucker anschaffen, damit nicht der gesamte Druckbetrieb von einem Gerät abhängt und bei einem Defekt zum Erliegen kommt.